في التطورات السريعة في مسار الأعمال وإدارة المشاريع، أصبح البقاء للأكثر مرونة وقدرة على التكيّف، إذ لم يعد النموذج القديم للإدارة -الذي يعتمد على الهياكل الجامدة والإجراءات البطيئة- قادراً على مواكبة هذه المتغيرات.
هنا تظهر أهمية الإدارة الرشيقة كفلسفة إدارية حديثة تُعيد صياغة مفاهيم الكفاءة والإنتاجية والاستجابة لمتطلبات السوق.
تُشبه الإدارة الرشيقة الإنسان الذي يتفاعل بذكاء مع محيطه، يُحلّل المُعطيات ويُعدّل مساره باستمرار لتحقيق أقصى استفادة، فهي منهجية تُركّز على تقليل الهدر في جميع العمليات سواءً كان ذلك هدراً في الوقت أو الموارد أو الجهد، مع التركيز في الوقت نفسه على تقديم أقصى قيمة ممكنة للعملاء.
في هذا المقال سنتحدث عن الإدارة الرشيقة سنتحدث عن مفهومها و نخص بالذكر المشاريع الخيرية وما تواجهه من تحديات.
ما هي الإدارة الرشيقة؟
الإدارة الرشيقة (Agile) هي نهج حديث في الإدارة يركز على تحقيق الكفاءة العالية وتقديم القيمة بأقل الموارد وأقل هدر ممكن مع تحسين العمليات واستمرار التطوير، نشأت هذه الفلسفة من نظام إنتاج تويوتا في اليابان، إذ سعت الشركة إلى تقليل العمليات التي لا تضيف قيمة للمنتج النهائي ما أدى إلى تحسينات كبيرة في الإنتاجية والجودة، ويُطبّق في مجموعة واسعة من القطاعات مثل البرمجيات والخدمات والبناء.
أهمية منهجيات الإدارة الرشيقة في المشاريع الاجتماعية
استخدام منهج الإدارة المرنة في المشاريع الاجتماعية يزيد من فاعلية جمع التبرعات عبر استراتيجيات مرنة تُركز على تحقيق الأهداف، كما يساعد في تقديم خدمات صحية وإنسانية وتوعوية متطورة تُلبّي احتياجات الناس بصورة أفضل، ويفتح المجال لبناء نماذج أعمال تخدم الاستدامة وتزيد نسبة الاستفادة من الموارد.
كما تقدم الإدارة الرشيقة إمكانية تنفيذ المسؤولية الاجتماعية للمؤسسات بطريقة أكثر تأثيراً وتدعم تطوير آليات فعّالة للإبلاغ والمساءلة أمام المانحين، كما تُساعد المنهجية في تلبية احتياجات العملاء بفعالية أكبر وبتكلفة أقل، مع ضمان استخدام موارد الجهات المانحة بكفاءة أكبر لتجنب الهدر.
وعلى صعيد التسويق تُطوّر الإدارة استراتيجيات تسويقية صائبة تصل إلى الجمهور المستهدف بدقة، بجانب ذلك يُمكن للمنظمات الاجتماعية تحسين حضورها الرقمي من خلال إنشاء مواقع ويب فعّالة واستثمار منصات التواصل الاجتماعي المتعددة لتثبيت تواجدها بين المنافسين.
على مستوى المنظمة الداخلية، الإدارة الرشيقة تنفذ عملية إدارة التغيير بشكل مُيسر وفعّال، مع تمكين الموظفين وتشجيع الابتكار، وتساعد في تحسين إدارة المتطوعين وزيادة إنتاجيتهم بتطوير الموارد التي يعتمدون عليها، الذي بدوره يؤدي إلى زيادة مستوى التعاون بين جميع الأطراف المعنية.
مبادئ الإدارة الرشيقة
تستند الإدارة الرشيقة إلى خمسة مبادئ أساسية:
- تحديد القيمة (Value): تحديد ما يعتبره العميل قيمة حقيقية في المنتج أو الخدمة، والتركيز على تلبية تلك الاحتياجات.
- تحديد تدفق القيمة (Value Stream): تحليل جميع الخطوات والعمليات المشاركة في تقديم المنتج أو الخدمة لتحديد الأنشطة التي تضيف قيمة وتلك التي لا تضيف، والعمل على تحسينها أو إزالتها.
- تحقيق التدفق المستمر (Flow): ضمان تدفق العمليات بسلاسة دون انقطاعات أو تأخيرات، للتقليل من الوقت المستغرق في الإنتاج ويحسن الكفاءة، إذ يمكّن الشركة من إدارة الوقت في المشاريع
- نظام السحب (Pull): إنتاج السلع أو الخدمات بناءً على طلب العميل الفعلي، مما يقلل من الفائض والمخزون غير الضروري.
- السعي إلى الكمال (Perfection): الالتزام بالتحسين المستمر للعمليات والمنتجات للوصول إلى أعلى مستويات الجودة والكفاءة.
تحديات تطبيق المنهجيات الرشيقة في المشاريع الخيرية
في المشاريع الخيرية على وجه الخصوص تواجه تحديات صعبة إلى حد ما، سوف نسهب في ذكر تفاصيلها:
- نقص الموارد والتدريب: غالباً ما تعاني المنظمات الخيرية من محدودية في الموارد المالية والبشرية، الذي قد يعيق توفير التدريب اللازم للموظفين على مبادئ وأساليب المنهجيات الرشيقة، هذا النقص في التدريب يمكن أن يؤدي إلى تطبيق غير فعّال للمنهجية.
- مقاومة التغيير الثقافي: تتطلب المنهجيات الرشيقة تغييراً في الثقافة التنظيمية نحو مزيد من المرونة والتكيف، قد يواجه هذا التغيير مقاومة من قبل الموظفين أو الإدارة خاصة إذا كانوا معتادين على أساليب عمل تقليدية.
- عدم وضوح الأهداف والرؤية: تطبيق المنهجيات الرشيقة يتطلب وجود رؤية وأهداف واضحة للمنظمة، غياب هذا الوضوح يمكن أن يؤدي إلى صعوبة في تحديد الأولويات وتوجيه الجهود بشكل فعّال.
- صعوبة قياس الأداء: في بعض المشاريع الخيرية، أحياناً من الصعب تحديد مقاييس أداء واضحة وملموسة لتقييم نجاح تطبيق المنهجيات الرشيقة وهذه ربما يُصعب مبدأ عملية التحسين المستمر.
- التحديات في التنسيق والتواصل: تتطلب المنهجيات الرشيقة مستوى عالٍ من التنسيق والتواصل بين الفرق المختلفة في المنظمات الخيرية وقد يكون هناك تباين في مستويات الخبرة والمهارات وعقليات ترفض التعاون الذي يجعل الأمر معقداً للغاية.
- التكيف مع طبيعة المشاريع الخيرية: بعض المشاريع الخيرية تتسم بالتعقيد أو التباين الكبير، ما قد يجعل تطبيق المنهجيات الرشيقة تحدياً خاصة إذا كانت تتطلب درجة عالية من التنسيق أو التزامن بين الفرق أو أصحاب المصلحة المختلفين.
لمواجهة هذه التحديات، يمكن للمنظمات الخيرية الاستثمار في تدريب الموظفين وتعزيز ثقافة التحسين المستمر وتبني استراتيجيات تواصل فعّالة، بالإضافة إلى تخصيص الموارد اللازمة لدعم عملية التحول نحو المنهجيات الرشيقة.
فوائد الإدارة الرشيقة
تُقدم الإدارة الرشيقة العديد من الفوائد للمنظمات التي تسعى إلى تحسين كفاءتها وتقليل الهدر في عملياتها، من أبرز هذه الفوائد:
- خفض التكاليف: من خلال القضاء على الأنشطة التي لا تضيف قيمة يمكن للمنظمات توفير الموارد المالية والبشرية.
- تحسين الكفاءة: تُسهم العمليات المبسطة في تسريع الإنتاج وتحسين جودة المخرجات وذلك لزيادة الإنتاجية.
- كسب ولاء العملاء: عبر تقديم منتجات أو خدمات عالية الجودة في الوقت المحدد.
- تعزيز التعاون بين الفرق: تشجع الإدارة الرشيقة على العمل الجماعي بين الأقسام المختلفة، من أجل كسر الحواجز التنظيمية وتعزيز التواصل الفعال.
- التحسين المستمر: تُركز الإدارة الرشيقة على التحسين المستمر للعمليات لمساعدة المنظمات على التكيف مع التغيرات في السوق والابتكار بشكل مستمر.
- تقليل الأخطاء: من خلال التركيز على الجودة وإزالة العمليات غير الضرورية، تُقلل الإدارة الرشيقة من احتمالية حدوث الأخطاء للإسهام في تحسين سمعة المنظمة.
بتبني مبادئ الإدارة الرشيقة تستطيع المنظمات تحقيق أداء تشغيلي متميز ومستدام يرفع من قيمتها بين المنافسين في الأسواق المتغيرة.
أدوات وتقنيات لتنفيذ المنهجيات الرشيقة
المنهجيات الرشيقة (Agile) من أبرز الأساليب الحديثة في إدارة المشاريع، حيث تركز على التكيف السريع مع التغيرات وتعزيز التعاون بين الفرق لتحقيق نتائج فعّالة وخاصة إن كانت تعتمد على العمل عن بعد، لتنفيذ هذه المنهجيات بنجاح هناك العديد من أدوات إدارة المشاريع والتقنيات التي يمكن الاستفادة منها:
- جيرا (Jira): منصة متخصصة في إدارة المشاريع الرشيقة تتيح تتبع المهام وتنسيق العمل بين أعضاء الفريق بكفاءة.
- تريلو (Trello): أداة تعتمد على نظام البطاقات لتنظيم المهام وإدارة المشاريع الصغيرة لتسهيل رؤية تقدم العمل والتعاون بين الأعضاء.
- أسانا (Asana): تساعد في إدارة المهام وتحديد الأولويات مع إمكانية تعيين المهام لأعضاء الفريق ومتابعة تقدمها.
- سلاك (Slack): منصة تواصل فعّالة للفرق، تتميز بالتواصل الفوري ومشاركة الملفات لتنسيق التعاون وسرعة الاستجابة.
- زوم (Zoom): أداة لعقد الاجتماعات الافتراضية تسهل التواصل بين أعضاء الفريق خاصة في البيئات العمل عن بُعد.
- غيت (Git): نظام لإدارة الإصدارات يُستخدم بشكل واسع في تطوير البرمجيات لتتبع التعديلات والتنسيق بين المطورين.
مسارات للتنمية والتعليم المستدام في سوريا
نسعى في مبادرة مسارات لترسيخ مفاهيم الإدارة الرشيقة ودعم التنمية المستدامة، لذا نعمل على تقديم حلول تعليمية وتنموية تخدم المجتمع السوري باحتياجاته المتغيرة، وتستفيد المبادرة من منهجيات الإدارة الرشيقة لتحسين كفاءة تنفيذ مشاريعها، مع التركيز على الاستجابة السريعة للتحديات المحلية وتحقيق نتائج ملموسة بأقل الموارد.
تعتمد مسارات على الأدوات والتقنيات الحديثة لتيسير التعاون والتكامل بين فرق العمل، ولضمان تقديم خدمات تعليمية وإنسانية بمعايير عالية، حيث تتم إدارة العمل من خلال منصة التيمز التي قدمت منحة للمبادرة بما يقارب 2 مليون مقعد مجاني، تتم من خلالها كل البرامج التعليمية في المسارات الأربعة التي تشكل منظومة معرفية متكاملة تُقدّم للمستفيدين، وكذلك تتم من خلالها كل العمليات الإدارية التي تضمن سير العمل في المسارات بطريقة متكاملة.
