في العالم سريع الخطى، يجري الوقت مسرعاً، ونجري وراءه متمنين لو يطول اليوم ليكفي المهمات المتعددة المطلوبة منا، لهذا أصبحت مهارة إدارة الوقت مهارة عالية الأهمية، لما لها من أثر على إنتاجيتها وزيادة فاعليتها، وعلى نجاحنا ورفاهيتها بشكل عام..
ولأننا كلنا نتفق أن الوقت مورد محدود، وهو السلعة الغالية التي تحدد من خلال إدارتها نوعية حياتنا، نستعرض في هذا المقال بالتفصيل كيفية إدارة الوقت بفعالية في المشاريع، مع التركيز على الأدوات والتطبيقات المساعدة التي يمكن استخدامها لتحقيق هذا الهدف.
ما هي إدارة وقت المشروع؟
إدارة وقت المشروع عملية شاملة، تتضمن تنظيم الوقت المتاح للمشروع والتخطيط له من أجل تحقيق الأهداف المحددة في إطار زمني معين، وهذا يشمل تحديد المهام المطلوبة، مع الوقت لكل مهمة، وإجراء التعديلات اللازمة، واستخدام الأدوات المناسبة، والتواصل الفعّال مع الفريق، لضمان إنجاز المشروع في الوقت المحدد.
تأتي أهمية إدارة الوقت في مجال المشاريع، من اهتمام إدارة المشروع بها، فإدارة المشروع تهدف لتنفيذ المتطلبات ضمن نطاق زمني محدد، و بالتكلفة المقدرة، لذا فإن أي تأخير أو عقبات في الوقت ستسبب خللاً ينعكس سلباً على المشروع بالكامل، وكل زيادة في مدة المشروع تعني زيادة في التكاليف.
المكونات الأساسية لإدارة وقت المشروع:
- الجدول الزمني: تحديد المراحل المختلفة للمشروع، والوقت اللازم لكل مرحلة، وتحديد التتابع المنطقي للأنشطة داخل كل مرحلة.
- تقدير مدة الأنشطة: يتم تقدير الوقت اللازم لكل نشاط داخل المراحل باستخدام تقنيات متعددة مثل التقدير المستند إلى الخبرة، أو استخدام بيانات المشاريع القديمة، و فهم ميكانيكية تتابع الأنشطة يساعد في مراقبتها، ومواجهة المشكلات المتوقعة.
- تحديد الموارد: ويتضمن تحديد الأشخاص والمواد اللازمة لكل نشاط، وضمان توفرها في الوقت المناسب.
- إنشاء خطة التنفيذ الزمنية: يتم جمع كافة الأنشطة معاً، في جدول زمني متكامل، يعرض المواعيد النهائية لكل مهمة والروابط بينها.
- مراقبة وضبط الجدول الزمني: طول الوقت بانتظام، لضمان الالتزام به، وإجراء تعديلات فورية في حال حدوث أي تأخيرات.
عند التطبيق قد تتداخل هذه العمليات ولا تتم بشكل تتابعي، وكذلك تختلف الأدوات والأساليب التقنية باختلاف كل مشروع، ولكن سواء كنت تشرف على فريق صغير أو تدير مبادرة كبيرة، فإن إتقان إدارة الوقت في المشاريع، يعزز الإنتاجية بشكل كبير ويقلل التوتر، لذلك سوف نتعمق خلال المقال في الاستراتيجيات والأدوات العملية التي يمكن أن تساعدك على تخصيص الوقت بحكمة، وتحديد الأولويات، والحفاظ على مسار مشروعك الصحيح.
أهمية إدارة الوقت في المشاريع
تشمل الفوائد الرئيسية لإدارة الوقت في المشاريع:
- تحقيق الأهداف بكفاءة: فالإدارة الجيدة للوقت تساعد على تنظيم العمل وضمان تنفيذ المهام في الوقت المناسب.
- تقليل التكاليف: تأخيرات المشروع غالباً ما تؤدي إلى زيادة التكاليف، الإدارة الجيدة للوقت، يمكن أن يقلل هذه التكاليف غير المتوقعة.
- تقليل الإجهاد والتوتر: من خلال تجنب الضغوط الناتجة عن تراكم الأعمال.
- زيادة الإنتاجية: تنظيم الوقت بشكل فعال يسمح بتنفيذ المهام في فترة زمنية أقل.
- تحسين الجودة، ورضا العملاء: التخطيط الجيد وإدارة الوقت يسمحان بتحقيق جودة أعلى في تنفيذ المهام، وتسليم المشاريع في الوقت المحدد مما يترك انطباعاً إيجابياً لدى العملاء، ويعزز سمعة الشركة.
- تحفيز الفريق: يساعد وضوح الجدول الزمني وواقعيته في تحفيز أعضاء الفريق للعمل بجدية.
بمجرد البدء بالتخطيط لوقت المشروع وإدارته على نحو فعّال، سيحقق المشروع تقدماً مستمراً، ومزيداً من الإنجازات، وستمنحك إدارة الوقت الفرصة لإعطاء فريق العمل مساحة أكثر للترفيه والقيام بالأنشطة الأخرى، وإعادة شحن طاقاتهم، وتقليل الإجهاد، مما يؤدي إلى تحسين جودة العمل ونجاح إدارة المشروع.
لذلك نحرص في مبادرة مسارات على توعية الطلاب لضرورة الاهتمام بمهارة إدارة الوقت وإتقانها كما يجب، ونسعى لتعزيز هذه المهارة لديهم، لتكون مساعدة لهم في تحقيق أهدافهم الدراسية، وفي إدارة أعمالهم ومشاريعهم في المستقبل، الجدير بالذكر أن مبادرة مسارات، هي مبادرة تعليمية غير ربحية، تهدف لإيصال المعرفة عن بعد لكل الطلاب المنقطعين عن الدراسة، خاصة في الأماكن المنكوبة التي تعاني الأزمات والصراعات منذ سنوات طويلة.
4 عناصر في إدارة الوقت للمشاريع
لتبسيط الموضوع يمكن لنا أن نحدد 4 عناصر لعملية إدارة الوقت في المشاريع، كما يلي:
1. التخطيط: وهو العنصر الأول والأهم في إدارة الوقت، ويتضمن:
- وضع الأهداف: تحديد أهداف واضحة ومحددة لكل مرحلة من مراحل المشروع.
- تحديد الأنشطة: وهي العمليات التنفيذية المطلوبة لتحقيق كل هدف.
- تراتبية الأنشطة: تسلسل الأنشطة بطريقة منظمة تضمن تدفق العمل بشكل سلس.
- تقدير الموارد: تحديد الموارد البشرية، والمادية اللازمة لكل نشاط.
2. التنظيم: ويشمل ترتيب الأنشطة والموارد التي تم تحديدها في عنصر التخطيط بطريقة تضمن تنفيذ المهام بكفاءة، ويتضمن:
- ترتيب الأولويات: أي تصنيف الأنشطة بحسب أولوية تنفيذها، وأهميتها للمشروع.
- توزيع الموارد: تخصيص الموارد المطلوبة لتنفيذ كل نشاط أو عملية تنفيذ، بطريقة تضمن الاستخدام الأمثل لهذه الموارد.
- إعداد الجداول الزمنية: بشكل تفصيلي يحدد توقيتات كل الأنشطة لضمان الانتهاء من المشروع في الوقت المحدد.
3. المراقبة: أي عملية متابعة تقدم المشروع وسيره بحسب الجدول الزمني الذي تم تحديده في عنصر التنظيم، وتشمل:
- الإشراف على الأداء: مراقبة تقدم العمل بانتظام والتأكد من أنه يتم بحسب الخطة.
- ملاحظة المشاكل: تحديد مشكلات التأخر في الوقت فور حدوثها، ومحاولة الاستدراك الآني لها.
- إجراء التعديلات: تعديل الجدول الزمني وخطط التنفيذ حسب الظروف، وذلك لضمان تحقيق الأهداف.
4. التقييم: عملية مراجعة الأداء وتحديد مدى تحقيق الأهداف، وتشمل:
- تحليل النتائج: أي مقارنة النتائج الفعلية التي وصل لها المشروع، بالأهداف الموضوعة في الخطة.
- تحديد الخلل: ملاحظة أي انحرافات حصلت في الجدول الزمني، وتحليل أسبابها.
- التحسين والتطوير: استخدام المعلومات التي تم الوصول لها من خلال التحليل، لتحسين طريقة العمل على المشاريع القادمة.
ورشات إدارة الوقت في مبادرة مسارات للتعليم عن بُعد
من خلال جلسات الإرشاد الأكاديمي في مبادرة مسارات، قدّمنا لطلّابنا ورشات وجلسات عديدة حول إدارة الوقت والتخطيط، حيث يكون مشروعهم هو مرحلتهم الدراسية الحالية، فنقوم بتوجيههم في استراتيجيات الدراسة، والتنظيم اليومي، ونتعاون معهم ليصنعوا جداول مهامهم المؤطرة بخطة زمنية، بما في ذلك طالبات المبادرة من الأمهات.
حيث نبني مع كل واحدة منهن خطتها لإدارة وقتها، وخطة لإدارة وقت أولادها، بحيث نعينها بكل الوسائل المتاحة حتى تصل لأهدافها الأكاديمية من خلال المبادرة، وتبني خطوات إيجابية نحو مستقبل أكثر إشراقاً بالعلم.
من أشهر الوسائل المساعدة في عملية التخطيط لمهامك ومتابعتها، مصفوفة ايزنهاور، ربما سمعت عنها من قبل، وهذا الوقت المناسب لتتعرف على تفاصيلها، وتستثمرها لإدارة الوقت في مشروعك..
مصفوفة ايزنهاور، 3 خطوات لإدارة وقت ومهام مشروعك
مصفوفة أيزنهاور ، هي المفتاح لإدارة أولويات مشروعك، وهي إحدى الطرق التي أثبتت فعاليتها في إدارة الوقت وزيادة الإنتاجية، سمّيت على اسم مؤسسها، دوايت أيزنهاور، الرئيس 34 للولايات المتحدة، و هي طريقة رائعة لفرز المهام بناءً على أهميتها.
” ما هو مهم نادراً ما يكون عاجلاً، وما هو عاجل نادراً ما يكون مهماً “. هذا المبدأ هو الفلسفة الأساسية لمصفوفة أيزنهاور، لذلك فهي تصنف المهام على محوري ” الإلحاح والأهمية “، وتقسّمها داخل هذين المحورين لمهام عاجلة ومهام غير عاجلة، وهذا يؤدي إلى أربعة أرباع:
الربع الأول: هام وعاجل
هي المهام التي يجب التعامل معها على الفور، وغالبًا ما تكون أزمات أو مشكلات، يجب معالجتها على الفور، مثل المواعيد النهائية لتسليم المشاريع، أو تجهيز خطط التنفيذ والخطط الزمنية للمشروع.
الربع الثاني: هام غير عاجل
المهام في هذا الربع تساهم في تحقيق الأهداف طويلة المدى، وغالباً لا يكون لها موعد نهائي، ولكنها ضرورية لتحقيق النجاح المستدام، مثل التطوير الشخصي والتدريب في مجال إدارة المشروعات وإدارة وقتها.
الربع الثالث: غير مهم عاجل
هنا المهام تتطلب اهتمامك الآن، ولكنها لا تساهم بالضرورة في تحقيق أهدافك على المدى الطويل، يمكن أن تكون أعمال فرعية أو أجزاء من المشروع، يجب عليك تفويضها للآخرين إن كان ذلك متاح .
الربع الرابع: غير مهم غير عاجل
هي مهام تقدم القليل من القيمة لمشروعك أو لا قيمة لها أبداً، وغالبًا ما تكون مضيعة للوقت، لذا يجب التخلص منها قدر الإمكان.
تطبيق مصفوفة أيزنهاور
1- الخطوة الأولى: قائمة المهام الخاصة بك تضع فيها جميع المهام التي تحتاج إلى الانتهاء منها، يمكن أن يشمل ذلك مهامك الشخصية، ومهام العمل، والأعمال اليومية قصيرة المدى، والأعمال المرتبطة بأهدافك طويلة المدى.
2- الخطوة الثانية: قم بوضع كل مهمة في الربع المناسب بحسب مدى إلحاح كل مهمة وأهميتها، وبقدر ما تساهم في تحقيق أهدافك وقيمك ورسالتك طويلة المدى.
3- الخطوة الثالثة: تحديد الإجراءات الواجبة لكل ربع كما يلي:
- الربع الأول: أفعل – أي عليك إنجاز هذه المهام في أسرع وقت ممكن.
- الربع الثاني: خطط – حدد وقتًا لإنهاء هذه المهام، بسبب أهميتها في تحقيق أهدافك البعيدة
- الربع الثالث: فوّض – إذا أمكنك، قم بتفويض هذه المهام للآخرين.
- الربع الرابع: احذف – يجب عليك التخلص من هذه المهام لأنها غير مهمة بالنسبة لمشروعك.
قوة مصفوفة أيزنهاور
تسمح لك هذه المصفوفة برؤية واضحة شاملة، وتتيح لك المجال لوضع خطتك على بصيرة، مع إعطاء كل عمل حقه ومكانته، ويكمن جمالها في بساطتها، وسهولة تطبيقها، فمن خلال تصنيف مهامك إلى أربعة أنواع، يمكنك إدارة وقت مشروعك بشكل أفضل، والتركيز على ما هو مهم ، واتخاذ القرارات المناسبة، وبالتالي تحقيق النجاح بشكل يتوافق مع رؤيتك و قيمك، وأهدافك طويلة المدى.
ولكن لماذا كل هذا التركيز على إدارة الوقت في المشروع، ألا يكفي أن نبدأ العمل وحسب!! ربما حان الوقت لنتكلم عن الأثر ..
أثر إدارة الوقت في تطوير المشروعات
إليك بعض الآثار الرئيسية لإدارة الوقت بفعالية، ودوره في تطوير المشروعات:
1- تحسين الكفاءة والإنتاجية:
استثمار الوقت من خلال إدارته بشكل مثالي يؤدي إلى تحقيق المزيد من الأهداف في وقت أقل، ويساعد على التوازن بين المهام المختلفة وضمان استخدام الموارد بأفضل طريقة ممكنة، والتركيز على المهام الأساسية وتحديد الأولويات يُسهم رفع كفاءة و زيادة الإنتاجية.
2- تحسين جودة العمل:
إدارة وقت المشروع بشكل منظّم، يتيح الفرصة لتخصيص وقت كافٍ لكل عملية تنفيذية، وهذا الوقت يُسهم بطبيعة الحال في تحسين جودة العمل، لأنه يعطي القدرة على الاهتمام بالتفاصيل في كل مرحلة من مراحل المشروع.
3- تقليل التكاليف المادية:
كل تأخير في تنفيذ خطوات المشروع يعني زيادة في التكاليف المادية المترتبة عليه، لذلك فإن إدارة الوقت بفعالية، تمنحنا السيطرة على هذه التكاليف، من خلال الالتزام بالجدول الزمني، وتسليم المشروع في موعده المحدد، مما يُحافظ على ميزانية المشروع، ويحقق الأهداف المالية الخاصة به.
4- تعزيز الثقة بين أعضاء الفريق ومع العملاء:
تسليم المشروع في الوقت المحدد، نتيجة إدارة الوقت بفعالية، وتحديد المهام المطلوبة من كل شخص مع زمنها المناسب ومواردها المطلوبة، يؤدي إلى مزيد من الثقة بين أعضاء الفريق، وإيجاد بيئة عمل إيجابية.
ويُسهم بنفس الوقت في تحسين العلاقة مع العملاء، لأن هدف العميل الأول هو استلام مشروعه في الوقت المحدد، وبجودة عالية، وهكذا يكون أكثر رضا وثقة عن الجهة المنفذة، وربما يؤدي إلى فرص تعاون في مشاريع مستقبلية.
5- تعزيز السمعة
إدارة الوقت بفعالية تؤدي إلى التزام الجهة المنفذة بالمواعيد، ويُظهر الاحترافية في تنفيذ المشاريع، وهذا من شأنه أن يدير سمعتها باحترافية، ويعززها في السوق، ويتيح المزيد من فرص الحصول على مشاريع جديدة.
لقد أخذ مجال التطبيقات والأدوات المساعدة في إدارة الوقت نصيبه من التطور المستمر الحاصل في أيامنا، لذلك هناك العشرات من الوسائل المساعدة لك لتدير وقت مشروعك بالشكل الأفضل، ربما تعرف البعض منها، ومن المفيد أن تتعرف على بعضها الآخر ..
الأدوات والتطبيقات المساعدة في إدارة وقت المشروع
1. Trello
- تطبيق إدارة مشاريع يعتمد على نظام البطاقات والقوائم.
- يُستخدم لتنسيق العمل بين أعضاء الفريق ومتابعة تقدم المهام بسهولة.
- يُمَكِّنك من إنشاء بطاقات لكل مهمة وتحديد مواعيد نهائية.
- يمكّنك من إضافة التعليقات والمرفقات.
2. Asana
- تطبيق لإدارة المشاريع وتنظيم المهام.
- يساعدك في تحديد مواعيد نهائية، وتتبع تقدم العمل.
- يوفر واجهة مستخدم بسيطة ومباشرة تسهل إدارة المشاريع بفعالية.
3. Microsoft Project
- تطبيق متقدم لإدارة المشاريع.
- تستخدمه العديد من الشركات الكبرى.
- يوفر أدوات تخطيط متقدمة.
- يُساعد في إنشاء جداول زمنية مفصلة.
4. Basecamp
- يوفّر أدوات لتنظيم العمل والتواصل بين أعضاء الفريق.
- يتيح لك إنشاء قوائم مهام.
- تحديد مواعيد نهائية.
- إرسال رسائل إلى أعضاء الفريق.
5. Wrike
- يوفر أدوات لتخطيط المشاريع وتتبع تقدم العمل.
- يمكّنك من إضافة ملاحظات وتعليقات على المهام.
6. Todoist
- تطبيق بسيط لإدارة المهام.
- يُمَكِّنك من إنشاء قوائم مهام وتحديد مواعيد نهائية.
- يُعَدّ مفيدًا لإدارة المهام الشخصية والمشاريع الصغيرة.
7. ClickUp
- تطبيق شامل لإدارة المشاريع.
- يتيح لك تنظيم المهام وتتبع تقدم العمل.
- يمكن تخصيصه ليناسب احتياجات المشروع المختلفة.
8. Smartsheet
- تطبيق يعتمد على الجداول لإدارة المشاريع.
- يوفر أدوات لتخطيط المشاريع وتتبع التقدم.
- يُسَهِّل العمل الجماعي عبر الإنترنت.
9. Jira
- تطبيق إدارة مشاريع تستخدمه العديد من فرق البرمجيات.
- يوفر أدوات لتتبع الأخطاء وإدارة المهام البرمجية.
- يُسَهِّل تنظيم العمل بين أعضاء الفريق.
10. Notion
- يتيح لك تنظيم العمل بطرق متعددة.
- إنشاء ملاحظات وجداول زمنية.
- يمكن استخدامه لتنسيق العمل بين أعضاء الفريق.
- وإدارة المهام، وتتبع تقدم المهام.
11. Airtable
- تطبيق يجمع بين جداول البيانات وإدارة المشاريع.
- يوفر واجهة مرنة تُسَهِّل تنظيم العمل وتتبع تقدم المشروع.
أشهر استراتيجيات جدولة المشاريع
1. طريقة المسار الحرج (CPM)
طريقة المسار الحرج هي تقنية لتحليل إدارة المشاريع، يستخدمها المدراء والقادة لتخطيط المشاريع وجدولة المهام، وتحديد التتابع الأمثل لإنجازها، تساعد هذه الطريقة في تحديد الأنشطة التي تؤثر مباشرة على وقت إنجاز المشروع، وبالتالي يمكن إدارتها بفعالية لضمان الالتزام بالجدول الزمني.
ببساطة، يحدد المدراء أولاً العناصر المهمة للمشروع، بعدها يقسمون هذه العناصر ضمن سلسلة متتابعة من بداية المشروع إلى نهايته، ومن ثم تتم جدولة كل مهمة مع الوقت المحدد لها.
أي أن هناك 4 خطوات لاستخدام طريقة المسار الحرج:
- تحديد الأنشطة: قائمة بجميع الأنشطة المطلوبة لإتمام المشروع.
- تقدير المدة الزمنية: تحديد الوقت اللازم لكل نشاط.
- تحديد التتابع: ترتيب الأنشطة حسب التتابع المناسب.
- تحديد المسار الحرج: أي المسار الذي يحدد أقصر وقت ممكن لإكمال المشروع.
2. تقنية تقييم ومراجعة المشاريع (PERT)
تقنية تُستخدم لتحليل الوقت المتوقع لإنجاز المهام المختلفة في المشروع، تعتمد على تقدير الوقت بثلاث أزمنة:
– الزمن المتفائل: هو أقل وقت لإتمام النشاط.
– الزمن الأكثر احتمالاً : هو الزمن المتوقع لإتمام النشاط.
– الزمن المتشائم : هو أطول زمن لإتمام النشاط.
تتم تقنية PERT من خلال أربع خطوات رئيسية:
- تحديد الأنشطة: إعداد قائمة بالأنشطة المطلوبة.
- تقدير الزمن: أي متوسط الزمن باستخدام المعادلة الخاصة بتقنية PERT.
- وقت الإنتهاء: حساب الوقت المتوقع للانتهاء من كل نشاط.
- تحليل النتائج: بناءً على ما سبق يتم تحديد المسار الحرج للمهام، وضبط الجدول الزمني لها.
3. مخطط جانت (Gantt Chart)
هو أداة مرئية تُستخدم لتمثيل الجدول الزمني للمشروع، يعرض المخطط الأنشطة المختلفة وتاريخ بدايتها ونهايتها، مما يُسهل متابعة تقدم المشروع، ولهذا المخطط عدة مزايا منها:
- الرؤية الواضحة: توفير رؤية واضحة لتقدم المشروع.
- سهولة المتابعة: تحديد الأنشطة المتأخرة واتخاذ الإجراءات اللازمة.
- التواصل بين الفريق: تحسين التنسيق بين أعضاء الفريق أثناء أداء المهام.
4.نظام الإدارة Kanban
هو نظام لإدارة العمليات، يركز على تحسين الإنتاجية من خلال تنظيم العمل، ويُسهم في تحسين تدفق العمل وتقليل مخاطر التأخير في الإنجاز، ولهذا النظام مبادئ هي:
- التمثيل المرئي: استخدام لوحة مرئية تحتوي على أعمدة وبطاقات لتمثيل واضح لعناصر العمل.
- شفافية سير العمل: وهو يعزز تحسين التنسيق بين أعضاء الفريق، فالرؤية الشاملة لعمليات التنفيذ تُشعر الفريق بأهميتها وضرورة استثمار الوقت المتاح لها..
- تحديد العمل الجاري: يركز على تحديد العمل الذي يتم القيام به بالقدر المطلوب، لتعزيز كفاءة وجودة إنجاز المهام.
- التحسين المستمر: عقد اجتماعات يومية أو دورية لمراجعة حالة العمل على لوحة كانبان، واستخدم البيانات لاتخاذ قرارات بشأن تحسينات العمليات.
5. إطار Scrum
هو إطار عمل يُستخدم في إدارة المشاريع البرمجية، يعتمد على تقسيم المشروع إلى دورات زمنية قصيرة تُعرف باسم “سباقات”، يُسهم هذا الإطار في تحسين التفاعل بين الفريق وتحقيق تقدم ملموس في كل دورة زمنية، وله مكونات:
- السباقات: دورات زمنية قصيرة تتراوح بين أسبوعين إلى أربعة أسابيع.
- اجتماعات سكرم اليومية: اجتماعات قصيرة لتحسين التواصل ومتابعة التقدم.
- لوحة سكرم: أداة مرئية لعرض تقدم المشروع.
10 نصائح تساعدك في إدارة الوقت في مشروعك
1. حدد أولوياتك
التركيز على المهام الأكثر أهمية التي تُسهم بشكل مباشر في تحقيق أهداف مشروعك، وهذا هو المفتاح لتحقيق إدارة فعالة لوقت المشروع، وهنا يمكنك الاستعانة بمصفوفة ايزنهاور التي تكلمنا عنها في فقرة سابقة.
2. استخدم قائمة المهام
أنشئ قائمة مهام يومية، تساعدك في تنظيم العمل وتحديد الأولويات، اجعل القائمة تحتوي المهام الأكثر أهمية والوقت المتوقع لإنجاز كل منها.
3. تجنب تعدد المهام
التركيز على مهمة واحدة يزيد كفاءة عملك ويُحسن من جودته، في حين أن تعدد المهام يمكن أن يؤدي إلى تشتيت الانتباه وتقليل الإنتاجية.
4. حدد مواعيد نهائية
لكل مهمة، لأن ذلك يُسهم في زيادة انضباطك حتى تستطيع تحقيق الأهداف، من المهم أن تكون هذه المواعيد واقعية حتى تستطيع الالتزام بها.
5. استخدم الأدوات المساعدة
قم باختيار أداة مناسبة لمساعدتك في إدارة الوقت، مما يزيد من فعالية عملك، يمكنك استخدام أحد التطبيقات التي تكلمنا عنها في الفقرة السابقة، فهي ستؤثر عليك إيجاباً في تنسيق المهام ومتابعة التقدم.
6. التخطيط المسبق
التخطيط لفترة العمل القادمة، بخطة أسبوعية أو شهرية، يُسهم في تنظيم الوقت وإنهاء مهماتك بكفاءة و بجهد ووقت أقل، يمكنك استخدام واحدة من استراتيجيات إدارة الوقت التي تكلمنا عنها سابقاً.
7. خذ فترات راحة
تخصيص فترات راحة قصيرة يزيد من التركيز والإنتاجية، و يُسهم في تجديد الطاقة وتقليل الإجهاد.
8. تجنب المشتتات
تحديد المشتتات و الابتعاد عنها أثناء العمل يزيد من تركيزك في عملك، يمكنك تحديد أوقات معينة للتواصل والرد على الرسائل.
9. تعلم التفويض
تفويض بعض المهام لأعضاء الفريق يُسهم في تحسين إدارة الوقت وزيادة الإنتاجية، التفويض الفعّال يتطلب منك تحديد المهام التي يمكن تفويضها واختيار الأشخاص المناسبين لتنفيذها.
10. قم بمراجعة الأداء
مراجعة الأداء بانتظام يساعدك لتحديد النقاط القابلة للتحسين، وإجراء التعديل على الجدول الزمني بحسب تقارير التقدم في العمل.
إدارة الوقت في مبادرة مسارات للتعليم عن بعد في سوريا
تعمل مسارات من أجل إيصال المعرفة من مصادر موثوقة، وبطريقة أكاديمية احترافية، لطلابها في كافة المراحل الدراسية، بالإضافة إلى تطوير المهارات اللازمة ليتمكنوا من أداء أعمالهم بأفضل شكل فيما بعد عن بعد لكافة أطياف المجتمع.
وتسعى مسارات لتأمين الأدوات الأساسية اللازمة لحصول طلّابها على المعرفة الأكاديمية اللازمة، وهذا يتطلب تنظيم وتنسيق عالي المستوى لإدارة الوقت بفعالية، والتنسيق بين مسارات العمل الأربعة في المبادرة، وهي:
توجّه مسارات طلّابها لضرورة إدارة الوقت بالشكل الأمثل بين هذه المسارات وبين أشغالهم الأخرى، لأن هذه المسارات مجتمعة تساهم في رفع رصيدهم من المعرفة والعلم والخبرة والمهارات، وتصل بهم لأعلى المستويات بما يضمن تمكينهم لاحقاً في المجتمع.
و لضمان استمرار المبادرة في عملها وتحقيق طلّابها لقصص النجاح، فإنها بحاجة لدعمكم بكل الوسائل المتاحة، وأهمها الدعم المادي الذي سيؤمن استمرار وصول العلم لمن يحتاجه من الطلّاب، ربما يزيح تبرعكم العائق الذي يمنع الطالب من تحقيق حلمه وبناء مستقبلهم ومستقبل مجتمعهم.
تبرّع الآن لدعم تعليم الطلاب من خلال مبادرة مسارات
ختاماً..
إدارة الوقت في المشاريع الكبيرة والصغيرة، وحتى المشاريع الشخصية، عملية حيوية تتطلب منك جهد ووقت كبيرين، وتحتاج تخطيط وتنظيم، واستخدام أدوات وتطبيقات مساعدة، لأنك من خلال تحديد الأهداف والأولويات، وإنشاء جداول زمنية مفصلة، واستخدام الأدوات المناسبة، والمراجعة المستمرة للأداء، يمكنك تحقيق النجاح في المشاريع بشكل فعال.
